С девяностых годов двадцатого века и по настоящее время можно отметить определенные изменения в отношении квалификационных требований к должности секретаря-референта.
Если в советское время образ секретаря представлял собой строгую, в большинстве случаев средних лет женщину, то в девяностых годах ему на смену пришли молодые, модельной внешности девушки.
В тот период при подборе кадров на данную должность акцент делали на внешней составляющей, не задумываясь о том, какие знания, умения и навыки несет в себе выбранный кандидат. В результате в ходе работы стала выявляться не только профессиональная некомпетентность, но и пробелы в письменной и устной речи, а также в воспитании и культуре.
Поняв ошибки своих предшественников или проанализировав собственный опыт, руководители пришли к твердому убеждению, что требования к кандидатам должны быть достаточно высоки.
В настоящее время делается акцент на образовании, знании пакета необходимых офисных программ, владении одним иностранным языком и более... Но, как показывает практика, и этого «пакета» недостаточно. Очень важными составляющими являются:
Разберем более подробно: что входит в приведенные выше критерии.
Секретарь – визитная карточка компании.
Безусловно, для этой должности важен внешний вид, который заключается не только в одежде делового стиля, но и в умении держаться.
Прямая осанка, доброжелательный взгляд, улыбка – это те индикаторы, с которых начинает формироваться первое впечатление. Они относятся к невербальной стороне общения.
В силу того, что специфика деятельности секретаря предполагает ведение телефонных переговоров, особое внимание нужно уделить тому, как звучит голос, то есть паравербальной составляющей общения:
Секретарь, у которого приятный тембр голоса, удобный для восприятия темп речи, отличная дикция, а в интонациях присутствует заинтересованность – производит не только прекрасное впечатление о себе, но и во внешнюю среду транслирует положительную информацию о компании.
Умение слушать.
Деятельность секретаря связана непосредственно с внутренними бизнес-процессами компании и взаимодействием с внешней средой. По этой причине умение слушать и принимать во внимание все малейшие детали разговора – показатель профессиональной компетентности.
Высокий уровень самоорганизации.
В течение дня через секретаря проходит большое количество информации. Своевременное выполнение поручений, передача важных сведений, регистрация корреспонденции и звонков – это лишь малая часть того, с чем связана деятельность. Умение планировать с последующим самоконтролем – залог успешных результатов.
Тактичность и корректность.
Работая в коллективе, очень важно своевременно установить границы тем, в которых можно принимать участие:
Должны быть исключены темы, связанные с обсуждением личной жизни коллег, руководителя и своей собственной.
Морально-этические ценности.
С начала девяностых годов прошлого века (возможно и ранее) большинству секретарей «приписывали» служебный роман с шефом. В каких-то случаях это совпадало с действительностью.
В настоящее время подобные романы тоже могут встречаться. Тем не менее, определенная часть нового поколения руководителей ориентирована на исключительно деловые отношения. И причина здесь не в том, что в обществе институт семьи и мораль стали иметь тенденцию к совершенствованию. Руководители понимают, что сотрудница (подчиненная), ставшая любовницей, перестает быть полезным исполнителем. Подобный совмещенный функционал не будет ей по силам.
Издержки, которые возникают со стороны девушек в результате неслужебных отношений:
Любая деятельность требует от человека полного понимания своей ответственности, с точки зрения профессиональной и морально-личностной составляющей.
1000 баллов рейтинга
Показ вашей анкеты в блоке «Сайт рекомендует»
Голосовые ответы
Видео-ответы
