Как создать содержательную презентацию

Выступления перед аудиторией могут быть достаточно яркими благодаря современному техническому оснащению.

Тезисы на бумаге
и подглядывание в свои записи, стоя за трибуной, осталось в прошлом веке. Изложение информации на слайдах с использованием схем, диаграмм, таблиц, фото- и видео-материалов стало не только отличным помощником для оратора, но и средством для удержания внимания аудитории.

В данном материале будут рассмотрены следующие вопросы:

• Что представляет собой содержание слайдов?
• Чем может быть полезен текст, который находится за слайдом?
• Чем сопровождается переход от одного слайда к другому?
• Кто ответственный за подготовку презентации?

Успех выступления зависит от многих факторов. Начнем с содержания материала. Уже более десяти лет я имею опыт присутствия и участия в разного рода мероприятиях, в которых можно понаблюдать за тем, каким арсеналом обладают настоящие ораторы и чего не хватает тем, кого оратором назвать нельзя.

Разберем типичные ошибки.

Ошибка №1.
Много текста на слайде и отсутствуют свободные собственные суждения.

Выступающий зачитывает текст, который написан на слайде. Материал идет не тезисами, а сплошным полотном большого количества предложений. Слушатели могут параллельно начать читать текст сами, не слушая докладчика, или же потерять интерес к нему. Такое выступление можно назвать озвучиванием слайда и не более.

Как исправить ошибку?

На слайде должны быть сформулированы тезисы, а вся оставшаяся информация содержится в устной речи докладчика.

Ошибка №2.
Наглядный материал не раскрыт докладчиком.

Составлены яркие и красивые диаграммы, используются фото- и видео-материалы, но не продуман текст, посредством которого представленные данные «оживут».

Как исправить ошибку?

Подготавливая докладчиков к конференциям, я ввела понятие «Заслайдовый текст». Само название говорит о том, что этот текст не написан на слайде. Он представляет собой часть информации, которая раскрывает содержание наглядности. Внимание аудитории только некоторое время будет сосредоточено на слайде, а основной интерес будет вызывать речь выступающего.

Ошибка №3.
Нет плавного устного перехода от одного слайда к другому.

У докладчика содержательные слайды, и рассказывает он достаточно интересно. Но во время перехода от одного слайда к другому возникают «дырки», и каждый новый слайд начинается либо с зачитывания заголовка, который и так прочитают слушатели, либо с одинаковой фразы «Далее Вы видите…».

Как исправить ошибку?

Использовать прекрасный способ, который я называю «Межслайдовый текст». В зависимости от содержания следующего слайда можно использовать следующие фразы:

• «Данная диаграмма отражает…»;
• «Исследования на эту тему приведены в следующей таблице...»;
• «Мой фотоотчет представлен на этом слайде…»;
• «Предлагаю рассмотреть…»;
• «Представляю Вашему вниманию…».

Такие фразы позволяют отлично переходить от одного слайда к другому и заполнять паузы.

Ошибка №4.
Слайды готовили докладчику его подчиненные.

В крупных компаниях, в которых четко расписаны бизнес-процессы и руководители сосредоточены на делегировании заданий, над созданием слайдов может работать не сам докладчик.

Разберем на примере.
За консультацией обратился молодой руководитель. Его целью было подготовить себя в психологическом плане, избавиться от волнения и получить некоторые ораторские навыки. Он успешно осваивал необходимые техники и знания.

Когда речь зашла о том, как он будет работать с текстом, то выяснилось, что материал ему еще не предоставили подчиненные. Получив презентацию, он стал понимать, что текст слайдов им не воспринимается. И это объяснимо следующими причинами:

1. у каждого человека мышление работает сообразно его развитию. Соответственно, чужая письменная речь, изложенная на слайде, может показаться неудобной для воспроизведения;
2. люди могут по-разному представлять как общую структуру презентации, так и содержание каждого слайда. Поэтому озвучить то, что не написано самим, может показаться крайне неудобным.

Как исправить ошибку?

Подчиненные могут предоставить данные, оформить фон слайдов, сделать таблицы и диаграммы. Но докладчик должен сам продумать план изложения материала, тезисы, которые будут основным «скелетом» материала, и, конечно же, «заслайдовый» и «межслайдовый» тексты.

Ошибка №5.
В слайдах есть орфографические ошибки!

Причин как минимум две:

1. слайды были сделаны «на скорую руку» и не проверены;
2.  докладчик не учел свои возможности.

Как исправить ошибку?

Ни для кого не секрет, что определенный процент успешных людей имел низкие показатели в своей школьной жизни, а грамотная с точки зрения орфографии письменная речь, если не будет сформирована в школе, то позднее вряд ли образуется. С вопросом по поводу ошибок целесообразнее обратиться к компетентному специалисту, не имеющему отношения к компании, в которой работает докладчик, либо к близкому человеку, в грамотности которого сомнений у него нет.

Ошибка №6.
Высокая привязка к текстам слайдов, потерян контакт с аудиторией.

Этот недостаток обусловлен тем, что не было уделено достаточного количества времени отработке своего выступления. Здесь работает закон: чем больше тренировки, тем свободнее речь.

Параллельно с подготовкой содержательной части презентации очень важно уделить внимание своей психологической готовности к выступлению, а так же изучить информацию, связанную непосредственно с искусством ораторов.

Объем волнения обратно пропорционален уровню и качеству подготовки!